Znak sprawy ZP.271.25.2020                                                    

 Suchowola dnia 22.12.2020 r.

Burmistrz Suchowoli

jako Kierownik zamawiającego

z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Suchowoli, Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola  działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.).

ZAPRASZA

w postępowaniu o szacunkowej wartości zamówienia wyrażonej w złotych poniżej równowartości 30 tys. euro do złożenia oferty cenowej dotyczącej:

Świadczenia usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Suchowoli w 2021 roku i 2022 roku.

 (nazwa nadana zamówieniu)

1. Przedmiot zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Suchowoli na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych przez operatora pocztowego uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041. ze zm.)

2) W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą usługi pocztowe:

1. a) usługi pocztowe w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, i doręczania przesyłek listowych: ekonomicznych (zwykłych), priorytetowych, przesyłki rejestrowane ekonomiczne, przesyłki rejestrowane priorytetowe;
2. b) usługi pocztowe w obrocie zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych: ekonomicznych (zwykłych), priorytetowych, przesyłki rejestrowane priorytetowe.
3. c) doręczanie lub wydawanie przesyłek, o których mowa w pkt. a i b zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczania lub wydania odbiorcy.

3) Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe oraz paczki:

1. a) listy ekonomiczne (zwykłe) – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym.
2. b) listy zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym.
3. c) listy polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym.
4. d) listy polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym.
5. e) listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie
6. f) listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym.
7. g) paczki pocztowe ekonomiczne, priorytetowe i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz nadane na poste restante w obrocie krajowym.

4) Wykonawca będzie świadczył usługi pocztowe z uwzględnieniem przepisów:

1041. a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041. ze zm.) oraz aktami wykonawczymi do powyższej ustawy.
1042. b) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego ( U. z 2020 r. poz. 1575, 1578, ze zm.)
1043. c) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.)
1044. d) ustawy z dnia 10 maja 2018 r.o ochronie danych osobowych ( U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.)

5) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką pocztową w odległości nie większej niż 300 metrów od siedziby Zamawiającego.

6) Ilość oraz rodzaj przesyłek/usług określonych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego mają charakter wyłącznie szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podobnych ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku nadawania przesyłek w ilościach mniejszych niż szacunkowe. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiana ilości oraz/lub rodzaju przesyłek nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający zapłaci wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane.

7) Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce nadawczej. Przesyłki nie rejestrowane i paczki nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch identycznych egzemplarzach po jednej dla Wykonawcy i Zamawiającego. Fakt przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną do tego osobę) oraz przez uprawnionego pracownika Wykonawcy (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m.in. uporządkowany wykaz adresów.

8) Każda przesyłka pocztowa, w tym przesyłka, o której mowa w art. 57 § 5 pkt 2 kpa oraz art. 165 § 2 kpc, musi być nadana przez Wykonawcę z datą jej wpisania w książce nadawczej i przekazania Wykonawcy.

9) Zmiana dotychczasowej lokalizacji placówki Wykonawcy każdorazowo wymagać będzie uprzedniej zgody Zamawiającego w formie pisemnej.

10) Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę na podany adres do każdego miejsca w kraju i za granicą.

11) Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

12) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wysokości opłat określonych w cennikach usług pocztowych wskazanych w Formularzu ofertowym/cenowym, tylko w przypadku, gdy nastąpi ona zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy. W przypadku zmiany cen za usługi pocztowe, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć niezwłocznie Zamawiającemu nowy cennik.

Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki.

13) Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot zamówienia z należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do prawidłowego świadczenia usługi.

14) Wykonawca za nienależyte wykonanie usługi tj. w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia zapłaci Zamawiającemu należyte odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe i przepisami wykonawczymi a w sprawach nie uregulowanymi tymi przepisami stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

15) Zamawiający porozumiewa się z oferentami w formie telefonicznej, listowej lub elektronicznej.

16) O wyniku postępowania Zamawiający powiadomi Wykonawców w formie pisemnej, faxem lub e-mailem.

17) Oferta powinna zostać złożona przez Wykonawcę w formie pisemnej.

18) Wybrany wykonawca dostarczy Zamawiającemu projekt umowy, zawierający wszystkie istotne postanowienia zawarte w niniejszym Zapytaniu ofertowym i ofercie Wykonawcy.

19) Przez okres rozliczeniowy należy rozumieć miesiąc kalendarzowy.

20) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozstrzygnięcia postępowania bez wyboru wykonawcy.

3. Wymagany termin realizacji zamówienia:

od 04.01.2021 r.  do 31.12.2022 r.

4. Przy wyborze oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

- cena 100 %, inne: ………… %

5. Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty:

- Aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

6. Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie koszt, winna być podana w złotych – brutto oraz netto z podaniem kwoty podatku VAT

7. Opis sposobu przygotowania oferty:

1) Ofert musi składać się z wypełnionego i podpisanego „Formularz ofertowego” stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia,

2) Należy ją złożyć w nieprzejrzystej  i zamkniętej kopercie,

3) na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napisać:

Oferta na wykonanie zadania pn. „Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Suchowoli w 2021 roku i 2022 roku”

4) Ceny w niej podane mają być wyrażone cyfrowo i słownie, mają być napisane w języku polskim, czytelną i trwała techniką.

8. Miejsce i termin złożenia oferty cenowej:

Ofertę należy złożyć do dnia 30.12.2020 r. do godz. 12:00 w zaklejonej kopercie, w siedzibie zamawiającego, tj. w Urzędzie Miejskim w Suchowoli, Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola, sekretariat

9. Miejsce i termin otwarcia oferty:

Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 30.12.2020 r. o godz. 12:15 w siedzibie zamawiającego w Urzędzie Miejskim w Suchowoli, Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola, pok. Nr 8

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:

Marcin Skibicki – inspektor w Urzędzie Miejskim w Suchowoli, tel. 85 7229 403

11. Informacje dotyczące zawierania umowy:

Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę oraz spełni wymogi stawiane przez Zamawiającego.

12. Istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy:

 Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania wynikające z zaproszenia do złożenia oferty oraz  ze złożonej oferty